一、需求概述

法院有大量的案件檔案和公文檔案，還有一些在辦案過程中形成的電子檔案文件，隨著法院訴訟案例的增多，相應(yīng)地，各類訴訟案例的文檔卷宗必將越來越多。通常法院的檔案室存放幾萬甚至十幾萬卷檔案，一旦某件檔案需要復(fù)查，查詢一份案卷需要幾個小時，甚至幾天時間，影響效率。法院檔案保留時間要在20年以上，檔案在歸檔后，需要大量的反復(fù)查閱，如何將成千上萬的文檔存檔，如何使辦案人員、司法人員快捷地查詢到案件的資料等問題，面臨在法院檔案管理人員面前。為此需要將這些歷史檔案以及將來的新增檔案實(shí)現(xiàn)電子化存儲、電子檔案文件歸檔，并提供查詢使用。

法院檔案管理系統(tǒng)可避免上述問題。文檔使用高拍儀掃描后，按預(yù)先設(shè)計的方式建立索引，歸檔掃描的影像數(shù)據(jù)，查詢時，只需鍵入索引號或關(guān)鍵詞（如檔案號）即可在數(shù)秒內(nèi)將原始的案卷影像調(diào)閱出來，極大地提高了工作效率。

二、功能結(jié)構(gòu)

從功能分解的角度，整個系統(tǒng)分為掃描加工、檔案查詢和檔案管理三個子系統(tǒng)。

掃描加工：

館藏法院檔案包括紙質(zhì)、照片、視頻、音頻檔案等重要數(shù)據(jù)，這些資料進(jìn)行數(shù)字化后以電子檔案方式存儲在法院檔案管理數(shù)據(jù)庫中。

案件檢索：

主要完成檢索人信息登記、檔案的檢索、調(diào)閱與打印輸出。

日常管理：

主要實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化后檔案的應(yīng)用與管理包括文件管理、案卷管理、庫房管理等功能模塊。

三、業(yè)務(wù)流程

3.1 掃描加工

館藏法院檔案包括紙質(zhì)、照片、視頻、音頻檔案等重要數(shù)據(jù)，這些資料進(jìn)行數(shù)字化后以電子檔案方式存儲在法院檔案管理數(shù)據(jù)庫中。

法院業(yè)務(wù)部門首先將法院檔案移交給檔案室，檔案室登記實(shí)體檔案移交記錄后，進(jìn)行檔案數(shù)字化加工，最終形成對應(yīng)格式的電子文檔。業(yè)務(wù)流程如圖所示：

3.2 查詢服務(wù)

通過內(nèi)部的網(wǎng)站使檔案管理系統(tǒng)對法院內(nèi)部人員提供各類檔案利用服務(wù)。根據(jù)用戶的不同權(quán)限，確定檔案的可查看范圍和層次。提供了多種檢索方式，包括精確檢索、模糊檢索、逼進(jìn)檢索等；系統(tǒng)對各種文本格式文件支持全文檢索功能。

檢索條件：

查詢用戶可根據(jù)檔案的分類、題名、主題詞、責(zé)任者等目錄信息在多種檔案資源庫（包括文本、圖像、聲音、影像等）中進(jìn)行相關(guān)檔案內(nèi)容的檢索，支持模糊查詢和精確查詢。

分類檢索：

根據(jù)檔案的多級分類標(biāo)引信息進(jìn)行逐級交互式檔案檢索，支持模糊查詢和精確查詢。

逼進(jìn)檢索：

用戶在現(xiàn)有的查詢結(jié)果范圍內(nèi)，可進(jìn)行二次的條件檢索，再次縮小查詢目標(biāo)范圍。

全文檢索：

對于經(jīng)過OCR識別的文書檔案以及txt 、html 、Word、pdf 等類別的文字類電子檔案，可以進(jìn)行更為精確的全文檢索。

3.3 檔案管理

檔案管理業(yè)務(wù)流程包括文件管理、案卷管理、庫房管理等。

文件管理

法院檔案管理信息系統(tǒng)將檔案資料分為兩種：一是文件，二是案卷。在系統(tǒng)中對文件的管理使用文件管理模塊。

文件管理模塊采用批量智能方式或人工操作方式將采集、接收到的非標(biāo)準(zhǔn)格式的電子文件轉(zhuǎn)換為符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和電子文件格式，同時可根據(jù)采集時所帶的目錄信息，自動進(jìn)行分類，在服務(wù)器端形成結(jié)構(gòu)化有序存儲的文件庫。

案卷管理

本業(yè)務(wù)流程主要實(shí)現(xiàn)對各種案卷級檔案數(shù)據(jù)資料的管理，主要操作為檔案資料數(shù)據(jù)的錄入和輸出以及對原文的管理。該業(yè)務(wù)模塊具有組卷管理和案卷鑒定等功能。其中組卷管理包括檔案立卷、案卷著錄和對案卷的組、插、合、拆卷等功能。

庫房管理

庫房管理實(shí)現(xiàn)了對檔案原件的管理。主要包括實(shí)體管理、檔案移交、借閱管理和鑒定銷毀等功能。其中。實(shí)體管理利用條形碼技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案庫房空間的數(shù)字化管理和實(shí)體檔案的自動定位。