推進(jìn)公證卷宗檔案電子化管理

紙質(zhì)化卷宗管理有著先天性缺陷，如浪費(fèi)大量人力和紙張，同時(shí)，公證檔案不斷增加，還占用了大量的空間資源，并且紙質(zhì)檔案存在易風(fēng)化、易滅失的風(fēng)險(xiǎn)，管理較為困難。由于紙質(zhì)化檔案管理存在許多弊端，近年來很多公證處的檔案管理工作也開始由人工管理轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理。通過開發(fā)檔案管理軟件，將物理資料掃描進(jìn)系統(tǒng)，上傳云端或錄入光盤等載體，由計(jì)算機(jī)集中管理，這樣的管理形式較傳統(tǒng)檔案管理有以下好處：

有效節(jié)約人力物力

將物理檔案信息化，上傳云端或其他載體，無需專人進(jìn)行檔案管理，也無需使用大量紙張和檔案存放空間；

降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，保障檔案長(zhǎng)久保存

通過信息化處理的檔案，可在云端永久保存，避免了紙質(zhì)檔案風(fēng)化、滅失的風(fēng)險(xiǎn)；

方便資料調(diào)取，利于信息交互

對(duì)有過申請(qǐng)記錄的公證申請(qǐng)人，公證機(jī)構(gòu)可以直接在系統(tǒng)中調(diào)取公證材料，查詢相關(guān)信息，

既免去了調(diào)檔的繁瑣手續(xù)，也能及時(shí)對(duì)公證申請(qǐng)人進(jìn)行身份核查，降低公證風(fēng)險(xiǎn)；

便于監(jiān)督部門抽查檔案，有效加強(qiáng)對(duì)公證工作的監(jiān)督

檔案信息化管理后，監(jiān)管部門免去了現(xiàn)場(chǎng)查閱物理卷宗的麻煩，直接在系統(tǒng)中調(diào)取電子檔案即可實(shí)現(xiàn)對(duì)公證機(jī)構(gòu)的監(jiān)督。

隨著牡丹江市公共法律服務(wù)平臺(tái)的開發(fā)和建設(shè)，在牡丹江市司法局黨委的大力支持和幫助下，牡丹江公證處引進(jìn)新的公證業(yè)務(wù)系統(tǒng)，新增了公證卷宗電子化功能。2016年2月起，我處初步實(shí)現(xiàn)公證卷宗電子化，公證員在辦理業(yè)務(wù)過程中，將當(dāng)事人提交的各類材料全部掃描上傳，方便在審批、調(diào)檔時(shí)查閱；2017年6月1日起，我處實(shí)行各類公證卷宗全部電子化，承辦公證員每月將辦理的公證檔案整理后打印出卷宗目錄，公證員助理把紙質(zhì)公證卷宗從目錄起至卷宗封底逐頁掃描全部上傳至公證業(yè)務(wù)系統(tǒng)中；為將歷史卷宗實(shí)現(xiàn)電子化，我處新增一名檔案員，將2016年2月以前的歷史公證卷宗進(jìn)行補(bǔ)錄公證信息、補(bǔ)掃全部卷宗，目前，我處公證卷宗已補(bǔ)錄至2014年5月。我處公證卷宗實(shí)現(xiàn)電子化管理后，檔案員不用再往返檔案室頻繁調(diào)取紙質(zhì)公證卷宗，以往公證員調(diào)卷時(shí)，需要經(jīng)過公證員申請(qǐng)登記、主管主任審批、檔案員調(diào)回檔室、公證員復(fù)印相關(guān)內(nèi)容等程序，現(xiàn)在已實(shí)現(xiàn)電子卷宗的，檔案員在辦證系統(tǒng)中查閱后，將相關(guān)內(nèi)容打印蓋章即可交給公證員使用，大大提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理，提升了我處信息化建設(shè)水平。

圖為檔案人員使用捷宇高拍儀進(jìn)行卷宗電子化